Om Regler og rutiner

KHMs museumshåndbok skal være en håndbok for alle KHMs ansatte og engasjerte. Håndboken skal være et hjelpemiddel i den daglige virksomheten ved KHM. Håndboken er et supplement til UiOs håndbøker og reglementer.

Oppdateringer, endringer og godkjennelse

Hvert dokument (kapittel på nivå 2) i håndboken har en ansvarlig som er oppgitt i kolofonen i slutten av det enkelte dokument. Dokumentansvarlige sørger til enhver tid for at dokumentet er oppdatert. Redaktør for museumshåndboken besørger selve redigeringen av dokumentet.

Det er viktig at alle som ser svakheter eller mangler ved museumshåndboken snarest melder fra om dette til den ansvarlige for det gjeldende dokument. Bare på denne måten kan man til en hver tid sikre at retningslinjene i hånboken er funksjonelle og samsvarer med praksis.

Alle endringer skal godkjennes av ledere for de involverte seksjoner. Større endringer skal i tillegg godkjennes av museumsdirektøren. Mindre endringer og oppdateringer melder dokumentansvarlig direkte til redaktøren. Dato for godkjennelse av endringen oppføres i kolofonen.

Roller og myndighet - hvem bestemmer hva i Regler og rutiner

Ansvaret for beslutninger om endring og utvikling av håndboken, og for løpende ajourføring og vedlikehold av denne, er definert i et eget rolle- og myndighetskart:

Rolle	Oppgave/myndighet	Hvem
Overordnet ansvarlig for hele Regler/rutiner	Fatter beslutninger i viktige prinsipielle spørsmål	Museumsdirektøren
Rådgiver for museumsdirektøren	Gir råd i viktige spørsmål på grunnlag av diskusjoner/ drøfting i ledermøtet	Ledergruppen
Weboperatør, hovedadministrator, superbruker	Holder tilsyn med ”Regler og rutiner” sett under ett – tar initiativ til forbedringer og ny funksjonalitet, ansv. for innlegging av nye kap./større endringer, rådgivning og opplæring til dok.ansv	Lederassistent – internifo-ansvarlig.
Overordnet ansvarlig på kapittelnivå	Godkjenner mindre og mellomstore endringer, tar initiativ til endringer, avgjør om endringer/nye underkap. skal fremlegges for ledergruppe/museumsdirektør	Seksjonslederne
Dokumentansvarlig	Hovedansvarlig for den løpende ajourføring og Vortex-innlegging av endringer i kapitlet, tar selv initiativ til endringer i samråd med seksjonsleder.	Egen liste over dokumentansvarlige.
Delansvarlige dokumenter	Kan ved behov ivareta ajourhold av deler av kapitler etter avtale med dokumentansvarlig.	Egen liste

Ansvarlige seksjoner og dokumentansvarlige – hvem har ansvaret for de ulike kapitler

Ansvaret for tilsynet med og den løpende ajourføring av de ulike kapitler fremgår følgende ansvarskart:

Kap.	Kapittelnavn	Ansvarlig seksjon	Dokumentansvarlig
0.	Innledning	Adm	Marit Gamst Markussen
1.	Organisasjon og administrasjon	Adm	Karsten Aase-Nilsen
2.	Økonomi	Adm	Charlotte Ulfeng Berg
3.	Personal	Adm	Ingeborg Knutzen Aas
4.	Informasjon og markedsføring	UPS	Ellen Semb
5.	Forskning og undervisning	Stab/museumsdir.	Arve Monsen
6.	Kulturminneforvaltning	FS	Tom Heibreen
7.	Arkivtjenester	DS	Mette Hide
8.	Adgang og bruk av magasiner	AS, ES og KS	Dokumentansvarlig oppnevnes av de tre seksjonsledere i fellesskap
9.	Gjenstandsmottak og -håndtering	AS, ES og KS	Dokumentansvarlig oppnevnes av de tre seksjonsledere i fellesskap
10.	Utlån og depositum fra samlingene	AS, ES og KS	Dokumentansvarlig oppnevnes av de tre seksjonsledere i fellesskap
11.	Åpningstider og priser i museene	Adm	Mona Skauge
12.	Omvisninger og publikumshenvendelser	UPS	Idunn Kvalø
13.	Planlegging, produksjon og vedlikehold av utstillinger	UPS	Idunn Kvalø
14.	Kopiering, produksjon og salg av suvenirer	Adm	Mona Skauge
15.	Fotografering og filming i museene og utstillingene	UPS	Ellen Semb
16.	Retningslinjer ved lån av KHMs varebil	Adm	Jan S. Jensen
17.	Bygninger, sikkerhet, beredskap og branninstrukser	Adm	Jan S. Jensen
18.	Skjema, kontrakter og maler	Adm	Marit Gamst Markussen
19.	Lover og forskrifter, håndbøker og andre hjelpemidler	Adm	Marit Gamst Markussen

Kolofoner

Ansvarskartet er også spesifisert ved slutten av de ulike kapitler i form av såkalte kolofoner. Disse er utformet slik (eksempel arkivtjenester): 25. jun. 2008 15:30
Mette Hide (DS)

Redigeringsverktøy - Vortex

Hele håndboken er tilgjengelig for ajourføring og oppdatering i redigeringsverktøyet Vortex. Ved slutten av hvert kapittel er det lagt ut en tekstboks med denne utforming:

Administrer dokumentet

Redigeringen gjøres av de dokumentansvarlige for de ulike kapitler. Tilgangen til redigeringsverktøyet er passordbeskyttet.

Weboperatør – håndbokens hovedadministrator

Weboperatør og håndbokens hovedadministrator er lederassistent Marit Gamst Markussen. Spørsmål om håndbokens funksjonalitet, struktur og design kan rettes til henne.
27. jun. 2008 14:30
Marit Gamst Markussen (ADM)