Det er viktig at man følger museets rutiner for hvordan man grupperer funnmaterialet for tildeling av museumsnummer. Det registreres ett fellesopplysningsskjema per museumsnummer. De enkelte gjenstander som hører inn under dette museumsnummeret, registreres deretter i skjemaet for gjenstandsopplysninger, og disse er lenket til samme museumsnummer/fellesopplysningsskjema.
Formålet med fellesopplysningsskjemaet
Fellesopplysningsskjemaet inneholder opplysninger om funnomstendigheter, lokalisering, samt overordnede kontekstopplysninger om hvor funnet/funnene stammer fra, hvordan de er oppdaget og innsamlet, og hvilke arkeologiske perioder de tilhører. Fellesopplysninger kan også inkludere hvordan man har håndtert og gruppert gjenstandene, felles referanser, og annet av betydning for forståelsen av de katalogiserte gjenstandene.
Det er også nyttig med opplysninger eller referanser til eventuelle andre funn/museumsnummer som er innkommet samtidig (flernummerserie). Fritekstfeltet "Funnomstendighet og etterarbeid" er skjemaets viktigste felt, hvor man gir en sammenhengende, kort presentasjon av funnets fellesopplysninger.
Beskrivelse av datafelt
Museumsnr.: Museumsnummer opprettet i aksesjonsskjemaet blir automatisk overført til dette feltet.
Aksesjonsnr.: Aksesjonsnummeret består av året for aksesjonsføring og et løpenummer, og er overført fra aksesjonsskjemaet. Nummeret er delt i to felt for å tilrettelegge for gruppering og sortering i trefflister.
Saksnr.: I dette feltet skal man oppgi hvilket journalført saksnummer dette museumsnummeret hører til i museets arkiv.
Tidligere nr.: (gammelt nummer): Feltet "Tidligere nr." brukes når gjenstanden har hatt et annet museumsnummer tidligere (mest aktuelt ved revisjon av eksisterende samlinger eller ved overføring av gjenstander fra en annen samling).
Periode: Arkeologisk(e) periode(r). Periodebetegnelse velges fra en nedtrekksliste, og feltet kan ha flere verdier. Om man er usikker på om funnet er fra for eksempel jernalder, middelalder eller nyere tid, eller om en lokalitet kan dateres over flere perioder, oppgis alle periodene i periodefeltet. Hvis funnet omfatter flere perioder (for eksempel steinalderartefakter i bunnen av en gravhaug fra eldre jernalder), angis først den perioden som dekker funnet eller funnene best. I slike tilfeller bør man vurdere å skille gjenstandene fra de to periodene i to museumsnummer. Betegnelsen “ubestemt” benyttes kun der man ikke kan henvise til noen av periodene på listen.
LokalitetsID-enkeltminneID: LokalitetsID og eventuelt enkeltminneID slik det er registrert i Riksantikvarens kulturminnebase Askeladden. Feltet kan ha flere verdier. Nummeret kan søkes opp i Askeladden: http://askeladden.ra.no. Eventuelle presiseringer kan skrives i feltet "Funnomstendighet og etterarbeid" i fellesopplysningsskjemaet når funnet katalogiseres. Man må ha tilgang med passord for å kunne benytte Askeladden.
Stedsopplysninger
- Fylke og kommune: Fylke og kommune velges fra en nedtrekksliste, mens gårdsnavn eller gårdsnummer søkes opp i en fast liste. Stedsopplysninger kan kontrolleres mot norgeskart.no. Det er mulig å registrere flere gårder ved å bruke "Ny"-knappen. Fylke og kommune har ennå fylkes- og kommuneinndeling fra 2023, men gårder som registreres med 2023-inndelingen blir automatisk oppdatert til 2024-inndelingen senere i år.
- Bruksnummer | Bruksnavn: Når opplysningene om fylke, kommune, gård og gårdsnummer er lagt inn, kan man fylle ut feltene for bruksnavn og -nummer. Et eget vindu åpnes for å registrere bruksnummer og bruksnavn. Det er fritekstfelt, og flere bruk kan registreres for hver matrikkelgård. Bruksnavn og bruksnummer føres i egne felt, men vises sammen. Navnet på bruket angis etter gjeldende skrivemåte (jf. norgeskart.no). Tilføyelser som for eksempel "søndre" settes etter selve navnet. Om funnstedet omfatter flere bruk, er det mulig å fylle inn flere.
Kartfesting
I kartfestingsfeltene føres UTM-koordinater. Man kan legge til flere kartreferanser eller koordinatsett ved å trykke på “Ny”. Man må oppgi koordinatenes presisjonsnivå. Det angis et representasjonspunkt for lokaliteten eller funnstedet. Hva koordinatene representerer kan noteres i feltet "Stedfestingskommentar" slik at presisjonsnivået for kartfestingen ikke kan misforstås. Kartfestingen kan kontrolleres ved å bruke visningsknappen "Vis på kart".
- Publiseres: Koordinatsettet som er automatisk avkrysset vil bli publisert på nett. Flere koordinatsett kan registreres og markeres for publisering dersom presist funnsted ikke skal være allment kjent.
- Projeksjon: UTM-projeksjon velges fra liste.
- Presisjon: Angir kvalitative kategorier for hvor nøyaktig kartfestingen er (eksakt punkt eller større område). Velges fra liste. Kategoriene i listen viser nøyaktigheten på koordinatene. Dette har sammenheng med at ikke alle funn kan plasseres på et presist funnsted, og det er da mulig å bruke mindre presise koordinater med en angivelse av hvilken presisjonsgrad dette har. Når man bruker koordinatsettene, kan man sortere ut funnene med en akseptabel presisjonsgrad i henhold til problemstillingen. I feltet kan man velge mellom nivåer som Bruk, Funnsted, Fylke, Gård osv.
- Koordinater: Nord-koordinat angis i feltet N. Øst-koordinat skrives i feltet Ø. I feltet Z angir man høyde over havet. Husk å sjekke plasseringen på “Vis kart”.
Stedsfestingskommentar: Presisering av hva koordinatene tilsvarer, samt annen relevant informasjon om kart-/stedfestingen eller terrenget hvor funnet ble gjort. Måten koordinatene innhentes på er viktig; for eksempel om det er et tilfeldig valgt senterpunkt på en lokalitet, et funnsted innmålt med håndholdt GPS eller en analog avkrysning på kart. For mange arkeologiske kontekster kan koordinatsettet være upresist selv om sifrene virker nøyaktige, og man må redegjøre for dette. Hvis nødvendig kan man angi noe om funnstedets beliggenhet i terrenget. Dette feltet het inntil 2024 “Orienteringsoppgave”.
Beskrivelse av videre datafelt
- Funnkategori/spesifisert: Funnkategori er en arkeologisk tolkning av den funksjonelle sammenhengen som funnet tilhører, for eksempel enkeltfunn, gravfunn, boplassfunn. Funnkategori velges fra en nedtrekksliste, der det er mulig å velge flere verdier. Det er lagt vekt på å lage helhetlige, overordnede kategorier som på sikt kan lette søk etter spesielle funngrupper. For eksempel er både hustuft, steinalderboplass og kokegrop lagt inn under hovedkategorien "Boplassfunn". Velg så presis kategori som mulig. En redegjørelse for hva den valgte funnkonteksten representerer må gis i feltet "Funnomstendighet og etterarbeid".
- Funnet/framkommet ved: Hvordan funnet er framkommet, velges fra en nedtrekksliste. For eksempel arkeologisk utgravning, arkeologisk registrering/forundersøkelse, funnet ved fritidsaktivitet, osv. Om funnomstendighetene ikke er kjent, oppgis dette som "ukjent funnomstendighet". Mer utfyllende opplysninger om funnomstendighetene gis i feltet "Funnomstendighet og etterarbeid".
- Funnår: Her angis året funnet er gjort (ikke dato). Merk at dette kan være forskjellig fra funnets innkomst til museet. Dersom funn eller utgravning er framkommet over flere år, skrives dette som "1967–1970" ved sammenhengende utgravningskampanjer, eller "1967, 1978" dersom funnet er gjort i flere omganger.
- Lokalitetsnavn: Brukes dersom funnstedet har et egennavn. Feltet kan ha flere verdier. Navnet kan være både marknavn og områdebetegnelser som er i bruk lokalt. Lokalitetsnavn kan også bli gitt under en utgravning, for eksempel Søndre felt, Sundet II eller Naustet.
- Funnomstendighet og etterarbeid: Feltet er et nøkkelfelt for fellesopplysningsskjemaet, der man samler all felles informasjon om funnet, utgravningen og/eller prosjektet som er relevant for forståelsen av den overordnede konteksten. Det skal inneholde en kort beskrivelse av terrenget, fornminnet og utgravningen/registreringen. Her redegjør man også for etterarbeid som har betydning for forståelsen av funnet, for eksempel hvordan man har valgt å bruke museumsnummer og undernummer, og eventuelle analyser og laboratorieundersøkelser. I tillegg føres referanser til andre funn fra samme sted/lokalitet/fornminne og fra samme innkomst/registrering/utgravning som er av betydning.
Relasjon/Aktør/Dato
Aktørens rolle, navn og dato for registrering. Tabellen viser involverte personer, innkomst, registreringer og endringer som er utført for dette museumsnummeret. Flere personer kan ha samme rolle.
Litteratur og dokumenter
Det er mulighet for å legge inn relevante kilder som direkte omhandler funnkonteksten.
Skrives inn som en full kildehenvisning (se brukerveiledningen for Gjenstandsopplysninger). Eventuelle publikasjoner vedrørende funnet (eller enkeltgjenstander i funnet) føres også her. For sistnevnte krysser man av i rubrikken under "Publisert". Øvrige sakspapirer vil man finne i arkivet ved hjelp av saksnummeret som er ført i eget felt. Museets saksnummer skrives i feltet helt til høyre. DOI angis der det finnes. For enkelte dokumenter vil dato inngå som en del av tittelen.