Aksesjonsbasen fungerer som en saksliste og gir oversikt over hvilke funn som er ferdig katalogisert eller avhendet (avsluttet sak), samt hvilke som er under arbeid (pågående sak/restanse). Ved aksesjonsføring kan man velge mellom å opprette en ny aksesjon eller restanse.
Aksesjonsnummeret følger funnet/gjenstanden til det blir innlemmet i museets samling eller avhendet.
Opprett en aksesjon
For alle nyinnkomne funn skal man velge “Aksesjon”.
Når man oppretter en ny aksesjon, genereres det automatisk et nytt aksesjonsnummer, og man kan begynne å fylle ut de andre feltene i skjemaet. Den som oppretter aksesjonen, blir automatisk registrert som den som har mottatt og registrert funnet i “Relasjon/aktør/dato”-listen, og datoene for registreringen legges også inn automatisk. Disse opplysningene kan endres hvis man for eksempel registrerer et funn som noen andre har mottatt.
Opprett en restanse
Restanser omfatter funn som allerede har et aksesjonsnummer, men som ikke finnes i basen (gamle funn). For å opprette en ny restanse velger du “Opprett ny” etterfulgt av “Restanse”.
Restanser kan også opprettes som ny post, for eksempel på foregående år, ved å skrive inn årstallet, ikke fylle ut løpenummeret, men trykke på “Ok”. Da opprettes det første ledige løpenummeret for det året.
Vennligst merk at alle aksesjonsnumre fra og med 1972 og framover skal nå finnes i basen.
Beskrivelse av datafelt
- Aksesjonsnr: Består av året for aksesjonsføring, skråstrek og et løpenummer, for eksempel 2023/14. Aksesjonsnummeret tildeles automatisk. Nummeret er delt i to felt for å tilrettelegge for gruppering og sortering i trefflister.
- Saksnr: I dette feltet skal man oppgi hvilket journalført saksnummer denne aksesjonen har i museets arkiv. Saksnummeret legges inn der dette er kjent.
- Funnet/fremkommet ved: Hvordan funnet er framkommet velges fra nedtrekkslisten, for eksempel arkeologisk utgravning, arkeologisk registrering/forundersøkelse, funnet ved fritidsaktivitet, osv. Om funnomstendighetene ikke er kjent, oppgis dette som ukjent funnomstendighet. Mer utfyllende opplysninger om funnomstendighetene gis i feltet “Innkomstomstendighet”.
- LokalitetsID-enkeltminneID: Lokalitetens ID og eventuelt enkeltminneID som registrert i Riksantikvarens kulturminnebase Askeladden. Feltet kan ha flere verdier. Nummeret kan søkes opp i Askeladden: askeladden.ra.no. Eventuelle presiseringer kan skrives i feltet “Funnomstendighet og etterarbeid” i fellesopplysningsskjema når funnet katalogiseres. Man må ha tilgang med passord for å kunne benytte Askeladden. Det er som regel fylkeskommunene som registrerer nye kulturminner i Askeladden.
- Funnkategori/spesifisert: Funnkategori er en arkeologisk tolkning av den funksjonelle sammenhengen som funnet tilhører. For eksempel enkeltfunn, gravfunn, boplassfunn. Funnkategorien velges fra en nedtrekksliste. Det er lagt vekt på å lage helhetlige, overordnede kategorier, som på sikt kan lette søk etter spesielle funngrupper. For eksempel er både hustuft, steinalderboplass og kokegrop lagt inn under hovedkategorien “Boplassfunn”. En redegjørelse for hva den valgte funnkonteksten representerer, må gis ved katalogisering i feltet “Funnomstendighet og etterarbeid” i “Fellesopplysninger”-skjemaet.
- Periode: Arkeologisk(e) periode(r). Periodebetegnelse velges fra en nedtrekksliste, og feltet kan ha flere verdier. Om en er usikker på om funnet er fra for eksempel jernalder, middelalder eller nyere tid, eller om en lokalitet kan dateres over flere perioder, oppgis alle periodene i periodefeltet. Hvis funnet omfatter flere perioder (for eksempel steinalderartefakter i bunnen av en gravhaug fra eldre jernalder), angis først den perioden som dekker funnet eller funnene best. I slike tilfeller bør man vurdere å skille gjenstandene fra de to periodene i to museumsnummer. Betegnelsen “ubestemt” benyttes kun der man ikke kan henvise til noen av periodene på listen.
- Lokalitetsnavn: Brukes dersom funnstedet har et egennavn. Feltet kan ha flere verdier. Navnet kan være både marknavn og områdebetegnelser som er i bruk lokalt. Lokalitetsnavn kan også bli gitt under en utgravning, for eksempel Søndre felt, Sundet II eller Naustet.
- Innkomstomstendighet: Beskriver hvordan og under hvilke omstendigheter funnet ble gjort, samt eventuell intern håndtering og saksgang. Presisér om funnet er en utgravning eller et innlån. Legg inn opplysninger som er av betydning for gjenfinning, forståelse av saksgang og ansvar for oppfølging. Her må man også redegjøre for hvordan saken avsluttes, for eksempel hvis hele eller deler av aksesjonen avhendes/kasseres eller et innlån returneres.
Relasjon/Aktør/Dato
Aktørens rolle, navn og dato for registrering. Tabellen viser saksgangen frem til aksesjonen avsluttes.
Den som oppretter aksesjonen vil automatisk bli lagt inn i listen med relasjon "registrert av" og dato aksesjonen ble ført opp. I tillegg kan man legge til flere relasjoner eller aktører dersom det er nødvendig. Flere personer kan ha samme rolle.
Stedsopplysninger
For å legge til stedsopplysninger trykker man på "Ny"-knappen. Fylke og kommune velges fra nedtrekkslisten, og gårdsnavn eller gårdsnummer søkes opp i fast liste. Stedsopplysninger kan kontrolleres mot norgeskart.no. Det er mulig å registrere flere gårder ved å bruke “Ny”-knappen.
Hvis man ønsker å slette en stedsopplysning, huker man av boksen på venstre side og trykker "slett valgte".
- Bruksnummer | Bruksnavn: Når opplysningene om fylke, kommune, gård og gårdsnummer er lagt inn, kan man fylle ut feltene for bruksnavn og -nummer. Et eget vindu åpnes for å registrere bruksnummer og bruksnavn. Dette er fritekstfelt, og flere bruk kan registreres for hver matrikkelgård. Bruksnavn og bruksnummer føres i egne felt, men vises sammen. Navnet på bruket angis etter gjeldende skrivemåte (jf. norgeskart.no). Tilføyelser som for eksempel "søndre" settes etter selve navnet. Om funnstedet omfatter flere bruk, er det mulig å fylle inn flere. Sjekk gjerne norgeskart.no.
Tildel museumsnummer
Ved aksesjonsføringen tildeler man det nødvendige antall museumsnummer. Museumsnummer eller et midlertidig AKS-nummer må tildeles før det er mulig å opprette fellesopplysningsskjema og starte katalogisering. I fellesopplysningsskjemaet kan man deretter legge til hvilke gjenstander som skal tildeles hvilket museumsnummer.
- Prefiks: Prefiks for museumsnummer velges fra en liste. Det består av en forbokstav som er en integrert del av museumsnummeret. Prefikset viser til hvilken samling funnet tilhører.
- Antall museumsnummer: I dette feltet oppretter man det antallet museumsnummer man ønsker at aksesjonen skal katalogiseres på. Velg riktig antall museumsnummer og trykk “opprett”. Det er mulig å opprette museumsnummer i flere omganger dersom aksesjonen inneholder funn fra flere lokaliteter eller kontekster.
Midlertidig nummer og katalogisering uten museumsnummer
Hvis man har behov for å katalogisere uten museumsnummer når katalogiseringen påbegynnes (for eksempel hvis antall nummer er usikkert), er det mulig å opprette midlertidige nummer som kan overføres til katalogen (felles-/gjenstandsopplysninger). Opprett aksesjonen som beskrevet over. Deretter velger man “AKS” som prefiks og angir ønsket antall nummer i feltet “Antall museumsnr”.
Når fordelingen i antall museumsnummer er bestemt, og rekkefølgen er avklart, kan AKS-nummerne omgjøres til endelige museumsnummer. Pass på at museumsnummerne opprettes i riktig rekkefølge.
Fellesopplysninger og status
Listen viser tildelte museumsnummer under denne aksesjonen. For å overføre status for et valgt objekt, klikk på "Overfør opplysninger". For å gjøre dette for flere objekter samtidig, huker man av boksene for de utvalgte objektene og trykker på "Overfør opplysninger". Når knappen er grønn og det står "overført", betyr det at et fellesopplysningskjema er opprettet i katalogen og at det er klart for katalogisering.
- Tilhører: Fritekstfelt for å presisere hva museumsnummeret er tildelt til. Brukes for eksempel dersom flere lokaliteter eller kontekster har felles aksesjon, men får ulike museumsnummer.
- Tildel endelig museumsnummer: Brukes dersom det er tildelt et midlertidig AKS-nummer. For å gjøre dette må man først klikke på "Overfør opplysninger". Når knappen er oransje og det står "overført (AKS)", kan man huke av for de(n) man ønsker å tildele et endelig museumsnummer til og klikke på "Tildel endelig musnr".
Aksesjonsobjekter
Brukes for enheter som skal stedsplasseres eller grupperes før vurdering om innlemmelse i samlingen. Kan også brukes til opplisting av enkeltobjekter innen aksesjonen. Et objekt kan være en enkeltgjenstand eller en gruppe gjenstander, for eksempel en eske med ulike gjenstandstyper. Enkeltgjenstander som legges inn i listen, får et eget objektnummer automatisk, eller man kan oppgi eget nummer.
Saksavslutning
Aksesjonen avsluttes når hele aksesjonen er ferdig katalogisert og/eller avhendet. Boksen for saksavslutning hukes av og viser at arbeidet med hele aksesjonen er fullført. Det skal ikke være noen gjenværende restanser. Den som avslutter saken, vises i "Relasjon/Aktør/Dato"-tabellen. Husk å føre eventuelle merknader om saksgangen i feltet for innkomstomstendigheter.