Brukergruppemøte 20211007
Deltagere:
Arne Johan Nærøy (AM)
Sonja Innselset (UM)
Torkel Johansen (VM)
Monica Hansen (TMU)
Ralfs Znotns (KHM)
Anne Vaalund (KHM)
Ellen Jordal (USIT)
Espen Uleberg (KHM)
Saksliste:
1. Velkommen
2. Godkjenning av referat fra møtet 20210930
3. Presentasjon av grensesnittet for numismatikk
4. Kort om overordnete mål og arbeidsflytdiagram
5. Presentasjon av etnografibasen og MUVs base - hvordan de brukes ved museene
6. Neste møte
7. Eventuelt
Referat:
3. Espen viste kort grensesnittet for numismatikk.
4. De overordnete målene er å følge Spectrumstandarden, å oppnå mest mulig felles løsnng for alle samlinger og en arbeidsflyt som gjør at opplysninger omkonservering, analyse og plassering kan registreres om enkeltgjenstander tidligere enn i dagens løsning.
Monica, Sonja og Ralfs presenterte bruk av etnografibasen ved sine museer, og Anne viste bruk av MUVs base ved KHM. UMAK har registert opplysninger om en samling tilsvarende den MUV arbeider med. Første oppgave er å migrere samlinger som i dag er i etnografibasen. Vitenskapshistoriske samlinger er på siden av hovedprosjektet, men det er viktig å være klar over behovene slike samlnger har.
Monica, Sonja og Ralfs har etter møtet sendt inn kortfattede beskrivelser av bruk av etnografibasen, og de er gjengitt nedenfor.
TMU (Monica):
Etnobasen brukes av 3 miljøer i Tromsø:
Samisk og etnografisk
Nyere kulturhistorie & kirkekunstsamlingen
Polarmuseet
Det gjøres lite nyregistreringer, da det er lite tilvekst. Polarmuseet (polarhistorisk samling) er de eneste som har gjort et større arbeid med nyregistreringer i løpet av de siste 10 årene, da de katalogiserte inventaret på Polstjerna. Vi har likevel litt tilvekst fra alle 3 miljøene.
Det er også gjort et arbeid med grovkatalogisering av Vitenskapshistorisk samling ved UiT, som man en gang ønsker å migrere til etnobasen.
I dag brukes etnobasen mest til søk og framhenting av informasjon, samt i tilknytninger til hendelser som analyse, utlån og utstilling. Det er definitivt mest slik aktivitet på de samiske samlingene.
I denne forbindelse savner man å ha sammendragsfunksjon, ala det som finnes i arkeologibasen. Man savner også å kunne lage hendelser på tvers av etnobasen og arkeologibasen (feks hendelser som utstilling og utlån).
Bruk av felter:
Gjenstandstype, gjenstandsterm, omc-kode Har lister over godkjente termlister for Gjenstandstype og Gjenstandsterm som vi prøver å holde oss til.
Vedlagte Gjenstandstypeliste stammer fra Samisk og etnografisk. Nyere kulturhistorisk samling har hatt tradisjon for å bruke omc-koder.
Registranter opplever det som litt kaotisk at så mye kommer opp på termlista når de skal katalogisere, og vi ønsker gjerne å få gjort en rydding i termlister, og at listene kun tar med godkjente termer.
UMAK ønsker å bruke Gjenstandsterm mer generisk som man gjør i arkeologien, og heller spesifisere type i Variantfeltet. Vårt variantfelt er ikke aktivert. Ønsker at dette både skal kunne inneholde lister koplet mot Gjenstandsterm, men også være fritekstfelt.
Andre registreringsfelt i Gjenstand
Bruker mest feltene Gjenstandstype, Gjenstandsterm, Materiale, Mål og Gjenstandsbeskrivelse. Proveniensfanene brukes av og til.
Bruker også Gjenstandskommentarer til interne observasjoner eller "meldinger" om gjenstander
Mottak
Det er lite data på mottak fra gamle poster, men vi bruker mottaket aktivt på registrering av ny tilvekst. Registrantene syns det kan være litt utfordrende å holde rede på hva som er overordnet nivå på et mottak, og registrering av enkeltgjenstander. Konservator bruker konserveringsdelen/tilstandsvurdering,
Hendelser
Bruker hendelser i liten grad da det ikke skjer så mye med dette materialet. Unntatt samisk, der er det noe utlån, utstillinger og analyse.
Annet:
Ønsker mindre klikking (for å aktivere redigering) Ønsker å se om noen registreringsfelt kan fjernes, og at informasjon i stedet kan legges i Gjenstandsbeskrivelse, vi syns det er for mange registreringsfelt.
Ønsker å kartlegge dagens behov og bruk (har perspektivene og behovene i disse fagene endret seg?) Ønsker at arkeologibasen skal presenteres for brukergruppa for etnografi. Kanskje arkeologibasen kan gi ideer om andre måter å løse ting på?
UM (Sonja):
UMs etnobase omfattar fem ulike samlingar: bygd, by, tekstil, kyrkje og antropologi), dvs alt utanom arkeologi. Denne versjonen av etnobasen har vore i bruk ved museet sidan 2013. Dette er samlingar som det generelle publikum og ulike forskarar viser stor interesse for, og databasen er derfor eit viktig verktøy ved samlingsseksjonen for å finne svar på dei ulike spørsmåla som kjem inn.
Frå 2019 har etnobasen dessutan vore sentral i det store magasinflytteprosjektet Flytt 2022.
UM har svært liten tilvekst til disse samlingane, men det viser seg å vere ein del restanse når det gjeld registrering i databasen så det blir mange innkomstar likevel.
Vi brukar i hovudsak Mottak Etno og Gjenstand Etno, og i altfor liten grad Hendelser Etno:
Vi etablerer gjenstanden i Mottak Etno, fyller ut relevante felt og tildeler museumsnummer.
Vidare registrering av data skjer i Gjenstand Etno, der vi i hovudsak fyller ut gjenstandsterm, materiale, mål, gjenstandsbeskrivelse og lastar opp foto. Feltet Gjenstandskommentar er aktivt i bruk for interne opplysningar.
Flytt 2022 registrerer systematisk opplysningar i Tilstand:Observasjon og Tilstand:Tilstandsbeskrivelse.
Konservatorar brukar Tilstand:Konservering.
KHM (Ralfs):
Nåværende delphi-applikasjon brukes til (Mottak, Etno) Registrering av mottak og aksesjon (Gjenstand, etno) Katalogisering og vedlikehold/utbedring av opplysninger inkl. revisjon, oppbevaring av taggede opplysninger på andre språk enn norsk til bruk i nett-presentasjoner og ev. senere parallelle versjoner på andre språk. Grunnleggende konserveringsopplysninger som relaterer til gjenstanden; Lenker til fotografier; Avansert søk; For å skaffe oversikt over hendelseshistorikken, bl.a. proveniens-relaterte hendelser. I tillegg bruker vi dette skjema for å dele/ slå sammen der det er nødvendig (revisjonsrestanse).
(Hendelser, Etno) Registrering av hendelser Utstilling, Utlån, Tilbakeføring, Tilbakelevering og Analyse brukes til registrering av hendelser som svarer til tittelen på hendelsen, og for å knytte gjenstander til disse. Notat brukes til alle hendelser som ikke dekkes av foregående. Rapport, Revisjon har ikke vi brukt, men ser ikke bort fra at Rapport kan benyttes når slike skrives (ikke mulig å lagre selve dokumentet her) og Revisjon kan være nyttig om man ønsker å dokumentere grunnlag for omfattende endringer.
Utover dette bruker jeg utdrag av tabell for sted, folk, kjalder og person for tilføyelser av nye steder/ folk og i noen tilfeller søk når f.eks. opprinnelig steds-/ folk- term ikke er lett å søke på pga normeringen.
6. Neste møte blir et to-dagers seminar 20. - 21. okotber i Oslo for både brukergruppe og samarbeidsgruppe.
7. Det var ingen eventueltsaker.