Oppbygning av arkiv

Sak

En sak er det øverste nivået i strukturen og fungerer som en overordnet registrering i arkivet. Her registreres grunnleggende informasjon og metadata som beskriver saken.

Når du oppretter en sak, får du tilgang til et eget registreringsskjema der du kan legge inn og redigere informasjon knyttet til saken.

• Sakstittel: Tittelen på saken.
• Arkivdel: Angir hvilken arkivdel saken tilhører.
• Saksnr.: Referansenummer knyttet til saken. Dette kan være et saksnummer fra et annet system eller en ekstern kilde. 
• SaksID: En unik ID som automatisk tildeles saken når den opprettes i arkivet. Denne brukes til å identifisere saken internt i systemet.
• Stedsopplysninger: Informasjon om geografisk tilhørighet,som fylke, kommune, gårdsnavn og gårdsnummer.
• Lokalitetsinformasjon: Registrering av lokalitetsID, enkeltminneID og lokalitetsnavn.
• Emneord: Nøkkelord som beskriver hva saken omhandler, og gjør det enklere å søke etter og finne igjen informasjon.
• Kontekst/historikk: Felt for utfyllende informasjon om saken.
• Relasjon/aktør/dato: Registrering av relasjoner, involverte aktører og tilhørende datoer.
• Kobling mot gjenstandsbasen og arkiv: Mulighet for å knytte saken til relevant informasjon i andre deler av systemet. Les mer om hvordan kobling fungerer her. 
• Arkiveringsstatus: Viser om arkiveringen av saken er ferdigstilt.

Visningsmodus

I arkivet finnes det ulike visningsmoduser som kan tilpasses etter hvilken type sak du arbeider med. Du kan velge mellom blant annet Alle, Arkeologi, Etnografi, Numismatikk, Arrangement og MUV samt Arkiv.

Ved å velge en visningsmodus, for eksempel Numismatikk, tilpasses skjemaet slik at kun relevante felt vises. Dette gjør det enklere å registrere og administrere informasjon, uten at man trenger å forholde seg til felt som ikke er aktuelle for den aktuelle saks typen.

Visningsmodus kan endres når som helst, også etter at saken er opprettet. Endringen gjelder imidlertid for alle brukere, og ikke bare for din egen visning.

Mappe

En mappe er det andre nivået i strukturen og opprettes under en sak. Mapper brukes til å organisere innholdet i saken, og det er mulig å opprette så mange mappe rman har behov for. 

Mappe skjemaet har i stor grad samme oppbygning som saksskjemaet, med tilsvarende felter og registrerings muligheter.

Arv av informasjon fra sak

Når en mappe opprettes, arver den informasjon fra den overordnede saken. Dette gjelder blant annet stedopplysninger og annen registrert metadata.

Dersom det allerede er registrert stedopplysninger på saksnivå, vil disse automatisk følge med når en ny mappe opprettes. Informasjonen kan likevel redigeres på mappenivå dersom det er behov for mer spesifikke eller detaljerte opplysninger.

Dette gjør det mulig å ha felles informasjon på saksnivå, samtidig som de enkelte mappene kan inneholde mer presise opplysninger.

Visningsmodus

Mapper har, på samme måte som saker, en egen visningsmodus som kan endres etter behov. Ved å velge en visningsmodus tilpasses skjemaet slik at kun relevante felt vises.

Visningsmodusen kan endres når som helst, også etter at mappen er opprettet. Endringen gjelder for alle brukere og ikke bare for din egen visning.

Dokument

Et dokument er det tredje nivået i strukturen og opprettes under en mappe. Et dokument består av to hoveddeler: en fil og tilhørende metadata. Metadataene beskriver dokumentet og gir informasjon som gjør det mulig å identifisere, søke etter, filtrere og organisere dokumentene i arkivet.

Når du oppretter et dokument, registreres metadataene og filen knyttes til dokumentet. Det finnes flere måter å opprette dokumenter på, avhengig av om du ønsker å laste opp én fil med en gang, laste opp filen senere eller importere flere dokumenter samtidig.

Dokument (last opp nå)

Dette alternativet brukes når du ønsker å opprette et dokument og laste opp filen med en gang.

Dokument (last opp senere)

Dette alternativet brukes når du ønsker å opprette en dokumentregistrering uten å laste opp selve filen med en gang. Filen kan lastes opp på et senere tidspunkt.

Masseimport (csv)

Masseimport brukes når du ønsker å registrere flere dokumenter samtidig ved hjelp av en CSV-fil.

Ved masseimport kan metadata registreres i CSV-filen på forhånd og importeres samtidig med de tilhørende filene. Dette gjør at du slipper å opprette og fylle ut hvert dokumentskjema enkeltvis, noe som er spesielt nyttig ved import av et stort antall dokumenter.