Innpasning i KHMs organisasjon
Prosjektet plasseres i linjen under leder for Arkeologisk seksjon og KHMs direktør. Linjeledelsen skal fungere som en støtte for prosjektleder. Linjeledelsen skal påse at prosjektet gjennomføres innenfor rammene slik de er gitt i prosjektplan, budsjett, kontrakt og Riksantikvarens vedtak. Hvis det oppstår uforutsette hendelser som gjør det nødvendig å endre prosjektets rammer, kan direktøren fatte beslutning om slike endringer etter forslag fra prosjektleder og i samråd med bevilger.
Prosjektleder
Prosjektleder styrer prosjektet innenfor de rammer som er gitt i prosjektplan, budsjett, kontrakt og Riksantikvarens vedtak. Prosjektleder har ansvar for at prosjektet gjennomføres innenfor disse rammene. Når stillinger i prosjektet skal besettes, skal prosjektleder lede innstillingsrådet, som skriver innstilling til rette tilsettingsmyndighet i henhold til ordinære ansettelsesprosedyrer ved UiO og KHM.
Prosjektleder skal holde linjeledelsen informert om prosjektets progresjon, og har ansvar for at det utarbeides budsjett og regnskap for de enkelte år, samt årsrapporter og sluttrapport for prosjektet.
Prosjektleder har ansvar for å utarbeide detaljerte planer og budsjett for prosjektets analyse- og publiseringsfase. Planer og budsjett legges frem for diskusjon med linjeledelsen. Prosjektleder har ansvar for å innhente eksterne midler til å dekke de delene av kostnadene som ikke dekkes av den økonomiske rammen som er angitt i intensjonsavtalen med Karmøy kommune. Dersom full finansiering ikke kan skaffes, skal prosjektleder foreta de nødvendige prioriteringer av planlagte aktiviteter.
Faglig referansegruppe
Prosjektets faglige referansegruppe består av ca. 10 forskere fra Nord-Europa som har kompetanse innenfor områder som er relevante for prosjektet, så som utgravningsmetodikk, kongsgårder, middelalderhistorie, regionens arkeologi, og relevante lokaliteter i og utenfor Norge. Medlemmene utnevnes av direktøren etter forslag fra prosjektleder. Gruppen møtes inntil to ganger i året, og har som oppgave å gi prosjektledelsen faglige råd, samt å evaluere resultatene fra feltsesongene. Møtene ledes av prosjektleder. Referansegruppen fatter ingen vedtak.
Prosjektråd
Prosjektrådet er primært et kontaktorgan som skal sikre informasjonsflyten mellom prosjektet og bevilger, samt ha tilsyn med at prosjektet gjennomføres innenfor rammene. Rådet møtes inntil to ganger i året. Prosjekteier og bevilger har to representanter i rådet, og de kan i tillegg hver oppnevne inntil fire representanter for andre myndigheter og institusjoner som de mener bør ha nær kontakt med prosjektet. Møtene ledes av prosjektleder. Prosjektrådet fatter ingen vedtak.
Fast prosjektstab
Prosjektstaben består av prosjektmedarbeider og utgravningsleder. Prosjektmedarbeider har overordnet ansvar for å gjennomføre utgravningene i henhold til prosjektplan og budsjett, og slik prosjektleder beslutter. Prosjektmedarbeider er underlagt prosjektleder og rapporterer til ham. Prosjektmedarbeider har også ansvar for utarbeidelse av rapporter og sikring av utgravningsdata. Utgravningsleder har ansvar for å lede og skrive rapport fra en del av utgravningen og rapporterer til prosjektmedarbeider.
Prosjektet har i tillegg en feltleder med hovedoppgaver knyttet til GIS. Feltlederen er engasjert i et 6 mnd engasjement i forbindelse med feltsesongen.